引言
AiWorkFace 是面向企业组织的 AI 团队协作工作台，提供注册与登录、AI 会话、项目与任务协作、知识库、组织看板与个人看板、自动化等能力。为便于您阅读本政策，先就其中使用的称谓作出说明：
- "本产品"，指 AiWorkFace 移动端应用程序与 SourceFlow 桌面端应用程序。两端使用同一账号体系与组织体系：移动端主要承担查看与轻操作职能，深度治理与规则配置在桌面端完成。本政策中单独出现的"移动端""桌面端"，分别指上述两端中对应的一端。
- "我们"，指本产品的运营者四川洪明伟业科技有限责任公司，即本政策项下的个人信息处理者。
- "您"，指使用本产品的自然人用户。本政策中的"组织"，指您所加入的企业或者其他组织；"组织成员""成员"，指与您处于同一组织内的其他用户。
本政策说明您在使用本产品各项功能时，我们如何收集、处理、存储、对外提供与保护您的个人信息，以及您就本人个人信息享有的权利和我们履行义务的方式。
本政策依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《网络数据安全管理条例》《中华人民共和国民法典》等法律、行政法规及有关规定制定。
本政策中以加粗方式提示的条款，与您的人身、财产权益具有重大利害关系，请您在注册、登录并开始使用本产品前仔细阅读。您使用本产品即表示您已阅读并同意本政策；如您不同意本政策的任何内容，请停止使用本产品。
如您对本政策或者我们处理您个人信息的行为有疑问、意见、投诉，或者需要行使权利，可以通过以下方式与我们联系：
主体名称：四川洪明伟业科技有限责任公司
联系电话：19180724053
联系邮箱：19180724053@163.com
公司地址：成都市天府软件园G5-1104
一、我们收集的信息
为向您提供本产品的各项功能，我们会收集您主动提供或者因使用功能而产生的下列信息。
本政策所称"个人信息"，是指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息；不包括匿名化处理后的信息。此处所称匿名化，是指个人信息经处理无法识别特定自然人且不能复原的过程。
1.1 注册与登录
- 手机号注册与登录：我们收集您的手机号码及短信验证码，用于核实您的身份并完成注册或者登录。短信验证码由我们委托的短信服务方以短信方式发送。
- 登录即注册：未注册的手机号首次通过短信验证码验证后，我们将向您弹出创建账号的确认提示，经您确认后为您创建账号。
- 密码登录：您可以为账号设置登录密码，我们仅存储密码的散列值，不保存明文密码。忘记密码时，您可以通过该账号已绑定的手机号接收短信验证码后重置密码。
- 换绑手机号：本产品不提供更换已绑定手机号的功能。
- 头像、姓名、联系邮箱：由您在"账号管理"中自主维护，用于组织内的身份展示与联系。您不填写的，不影响基本功能的使用。
- 多组织归属：同一手机号可以加入多个组织；您在各组织内的身份、角色与数据按组织分别管理与隔离。
1.2 组织与成员信息
- 组织名称与组织架构，包括部门设置及其层级关系；您在组织内的部门归属、职位与汇报关系。
- 成员名册信息：成员的姓名、头像、手机号码、部门归属、职位、角色与成员状态。其中，成员角色分为所有者、管理员、成员；成员状态分为正常、待加入、已停用。
- 成员名册（含手机号码）对本组织成员可见，不向组织外披露；组织数据按照"组织"边界隔离存储与展示，跨组织不可见。
- 邀请记录：以邀请码方式邀请的，邀请码为 6 位字母数字、一次性使用、有效期为 7 天；以手机号方式邀请的，记录被邀请人手机号及其接受状态。上述邀请记录由我们留存。
- 成员的停用、冻结等治理动作，由组织管理员在桌面端运营端执行，相关动作记入审计日志。
1.3 您主动提供的内容与文件
- AI 会话数据：您发起的对话内容、我们生成的输出内容以及会话的产物文件。每条消息附有时间标识与信任等级标识；生成过程包含排队、生成中、已暂停、失败等状态记录；会话支持归档、重命名与删除；产物文件支持全屏预览与下载，其中 Android 端下载至系统下载目录，iOS 端保存至系统"文件"应用或者通过分享面板导出。
- 项目与任务数据：项目信息（含负责人、成员与参与部门，部门以树形结构多选，未选择部门的视为全组织范围）与任务信息（含标题、状态、优先级、负责人、日期、描述、附件、标签、子任务），以及项目动态、项目知识库，和由项目或者任务发起并发送至 AI 会话的内容。
- 知识库文档：您或者组织内其他成员上传的文档及其版本信息，支持搜索、按类型筛选、上传、下载与删除。文档类型包括 md、pdf、docx、txt、xlsx、csv、pptx、图片、音视频与压缩包等。对于压缩包，我们提供在线目录层级浏览，即以逐级下钻方式查看包内目录结构，不在服务端解压展开。
- 自动化数据：自动化规则的配置快照及其运行记录，包括触发指令、产出内容与运行状态。
- 其他内容：您在使用本产品过程中主动创建或者上传的其他内容与文件。
- 上述文件受产品规则限制：单个附件不超过 50MB，单次上传不超过 10 个。
1.4 设备权限信息
- 麦克风权限：用于语音输入与语音草稿，在您点击语音按钮时申请；
- 相机权限：用于拍照上传附件或者设置头像，在您点击拍照时申请；
- 相册（照片与视频）权限：用于从设备中选择附件或者头像上传，在您点击选择时申请。
上述权限遵循"使用时申请"原则：尚未申请时，先向您展示说明弹层，告知拟收集的个人信息种类与用途；您已授权的，直接进入相应功能；您已拒绝的，我们提供说明与重新申请的引导入口。您可以随时在设备的系统设置中关闭相应授权；关闭后语音输入、拍照、从相册选择文件等功能将无法使用，但不影响本产品其他功能的使用。
1.5 计费与积分信息
- 组织积分余额，即组织通过充值形成的积分池；
- 成员的月度额度上限及其配置记录，由组织管理员在桌面端按成员分别设置，并于每月 1 日重置；
- 积分消耗台账，按账号与按日归集，用于计量与核对；
- 执行前的额度预检记录，包括对处于"执行中占用"状态的积分预占情况的记录；积分不足时，我们将拦截本次执行，但不影响本产品其他功能的使用；
- 充值订单信息与发票信息，包括发票抬头、纳税人识别号、收件邮箱或者收件地址，支持开具增值税普通发票与增值税专用发票。
本产品界面以积分统一计量，不展示裸金额。支付与开票环节处理的金额信息，仅以完成交易与依法开具发票为限。我们不收集您的银行卡号、支付账户账号等金融账户信息；支付结算由具备资质的第三方支付服务方在其自身页面完成。
1.6 日志与运行数据
- 操作记录：为提供持续服务、保障账号与服务安全，我们记录您使用本产品的操作记录及相关信息，例如身份 ID、操作时间、操作内容、IP 地址等。
- 治理动作审计日志：包括邀请成员、生成邀请码、自动化规则触发与暂停等治理动作的记录，用于安全保障、故障排查与滥用防范。
- 看板指标数据：组织看板供所有者与管理员查看，个人看板供成员本人查看；其中的统计指标基于前述使用行为按近 30 天滚动窗口计算。我们仅呈现聚合后的指标值，不向任何成员展示其他成员的明细数据。
敏感个人信息：敏感个人信息，是指一旦泄露或者被非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息。我们目前不收集您的敏感个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息；请您也不要在输入内容、上传文件或者发票信息中主动提供上述信息。您的手机号码、密码散列值与操作日志不属于敏感个人信息。 如确有处理敏感个人信息的必要，我们将另行向您告知处理的必要性以及对您个人权益的影响，并取得您的单独同意。
关于委托处理：为提供服务，我们会委托短信服务方、模型服务方、支付与开票服务方、云存储与计算服务方处理您的个人信息。上述第三方作为受托方，仅在我们的指示范围内处理个人信息，不得超出约定的处理目的、期限、处理方式与个人信息的种类；我们与受托方约定个人信息保护措施并要求其履行，同时对其处理活动进行监督。受托方未经我们同意不得转委托；委托处理不改变我们作为个人信息处理者的责任，也不影响您直接向我们主张权利。
二、信息的存储与本地/云端边界
- 云端存储：会话、消息、知识库文件、项目与任务数据、自动化运行记录等以云端为权威源，用于跨端同步与组织内协作。组织数据在云端按组织隔离存储。
- 本地存储：本地缓存、缩略图、预览缓存与草稿仅存储于您的设备，用于加速加载与离线查看，不计入组织容量；上述数据损坏或者丢失时，以云端数据为准恢复。我们可能使用 Cookie 及同类技术维持登录状态与保障基础服务运行，您可以通过设备的系统设置进行管理。
- 保存期限：我们在为实现处理目的所必需的最短时间内保存您的个人信息；法律、行政法规规定应当留存的，按照规定留存。具体而言：AI 会话、消息、知识库文件、项目与任务数据，在您删除前持续保存，您删除后我们在合理期限内删除或者匿名化处理相应数据；操作日志留存不少于六个月；法律、行政法规另有规定的从其规定。超出上述期限后，我们删除或者匿名化处理您的个人信息。
- 删除与匿名化：账号注销、退出组织或者组织解散后，我们将在合理期限内删除或者匿名化处理相应数据；法律、行政法规要求留存的除外。服务终止后，您在合理期限内可以申请导出本人的数据。账号注销的入口以产品内公示为准，我们将自收到您的注销请求之日起 15 个工作日内响应。
- 停止运营：如我们停止运营本产品，我们将以逐一送达、产品内公告或者其他合理方式通知您，并对我们所持有的您的个人信息进行删除或者匿名化处理；法律、行政法规规定应当留存的除外。但因合并、分立、解散、破产等原因需要转移您的个人信息的，按照本政策"六、信息的共享与披露"第 4 款处理。
- 存储地域与跨境提供：我们会按照法律法规规定，将在中华人民共和国境内收集和产生的个人信息存储于中华人民共和国境内。 目前我们不存在向境外提供您个人信息的场景；如未来确需向境外提供，我们将向您告知境外接收方的名称与联系方式、处理目的、处理方式、个人信息的种类，以及您向境外接收方行使权利的方式和程序，并取得您的单独同意。您输入的内容按照您所选择的模型发送至相应模型服务方处理的，适用本政策第四章；该处理如涉及向境外提供，我们将在您选择该模型前，按本款前述规则另行告知并取得您的单独同意。您通过自有 API Key 接入自定义模型的，境外接收方由您自行选择，相应处理以该模型的提供者公示的隐私政策为准。
- 安全措施：传输加密、访问隔离、最小授权与操作审计是我们的基线安全措施。
- 安全事件处置：发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的，我们将立即采取补救措施，并依法及时通知履行个人信息保护职责的部门和个人。通知的内容包括：①发生或者可能发生泄露、篡改、丢失的信息种类、原因和可能造成的危害；②我们已采取的补救措施，以及您可以采取的减轻危害的措施；③我们的联系方式（四川洪明伟业科技有限责任公司；联系电话 19180724053；联系邮箱 19180724053@163.com；公司地址 成都市天府软件园G5-1104）。如我们采取的措施能够有效避免信息泄露、篡改、丢失造成危害的，我们可能不再另行通知您；但履行个人信息保护职责的部门认为可能造成危害并要求我们通知的，我们将按要求通知。
三、信息的处理
3.1 处理目的
我们基于下列目的处理您的个人信息：提供并维护本产品的各项功能，包括注册登录、AI 会话、项目与任务协作、知识库、看板与自动化；完成组织内的权限控制、成员管理与数据隔离；计量积分、执行额度预检与结算、办理充值与开票；保障账号与服务安全、排查故障与防范滥用；以及在您开启相应授权的前提下改进产品功能与服务体验（仅使用聚合与匿名化后的统计分析结果，不展示、也不允许下钻查看任何个人的明细数据）。
组织内成员的停用、冻结等治理动作由组织管理员在桌面端运营端执行，我们据此处理相关成员信息。
3.2 处理的合法性基础
我们处理您的个人信息，基于下列合法性基础：
- 为订立、履行您作为一方当事人的服务协议所必需，包括实现注册登录、AI 会话、项目与任务协作、知识库、看板与自动化等功能；
- 为实现您所在组织内部的权限控制、成员管理与数据隔离所必需。此类处理以组织依法制定的规章制度或者依法实施的劳动用工管理为前提，处理的个人信息以实现上述管理目的为限。
- 为履行法定义务所必需，以及为保障账号与服务安全、防范滥用所必需；
- 在取得您同意的范围内处理，包括设备权限的开启、在隐私模式关闭情形下进行的聚合与匿名化统计分析，以及未来可能涉及的个人信息跨境提供。
3.3 同意的征求与拒绝
存在上述第 1 项至第 3 项情形的，我们处理您的个人信息无需另行取得您的同意。依法需要取得同意的，我们将在实现相应功能前单独征求您的同意，并向您告知处理目的、处理方式、处理的个人信息种类与保存期限；您可以拒绝或者撤回同意。除该同意是提供相应功能的必要前提外，您的拒绝或者撤回不影响本产品其他基本功能的使用。 撤回同意不影响撤回前基于您的同意已进行的个人信息处理活动的效力。
您可以通过本政策引言所列联系方式，或者通过产品内公示的方式，提出撤回同意的请求。
3.4 自动化决策
本产品中的看板与统计功能，仅对组织内或者本人范围内的使用行为作聚合展示，不对任何个人作出评价、排序或者定向推送。我们不会基于您的个人信息作出对您权益有重大影响的自动化决策。
四、人工智能、模型服务方与模型训练
- 为完成 AI 生成，您输入的内容（包括对话文本、被引用的项目与知识库上下文、由任务发送至 AI 会话的内容、触发自动化的指令）将按照您所选择的模型，发送至相应的模型服务方处理。可供选择的模型由服务端统一下发的模型目录确定；模型服务方处理您输入内容所遵循的规则，以该模型服务方公示的隐私政策为准。
- 我们不会收集与 AI 生成服务无关的非必要个人信息；我们不会非法留存能够识别您身份的输入信息和使用记录，也不会非法向他人提供您的输入信息和使用记录。您输入内容中的个人信息，我们仅用于完成当次生成并向您返回结果。
- 默认情况下，我们不会将您的输入内容与生成输出用于模型训练。 本产品的训练数据来源合法；除您按照本政策第四章另行同意的情形外，我们不使用您的输入内容与生成输出训练模型。
- 本产品提供隐私模式开关（具体入口以产品内公示为准）：开启后，您后续的对话内容与生成输出不会被用于数据分析、改进产品功能与服务体验或者模型训练；关闭该开关，即表示您同意我们将聚合与匿名化处理后的内容用于上述用途。隐私模式仅在登录状态下生效，退出登录后自动关闭；您可以随时重新开启该开关。
- 若您通过自有 API Key 接入自定义模型，您的输入与输出不会用于我们的模型训练；该模型对您输入内容的处理，以该模型的提供者公示的隐私政策为准。
- 输入内容警示：请勿在输入内容中披露您本人或者他人的个人信息、敏感信息或者涉密内容；您输入的内容可能被模型服务方处理，并可能在生成输出中再现。生成内容可能存在偏差或者错误，由您自行判断与把关，不构成专业意见。
五、自动化特别说明
- 自动化规则触发时，系统按照规则的配置快照自动发起 AI 会话，并生成运行记录。自动化运行所产生的会话出现在您的 AI 会话列表中，并带有"自动化"标识；在移动端打开该会话，即进入运行记录页面，每一轮运行对应一次独立的 AI 会话，按时间倒序分页展示。
- 运行记录默认保留。您可以在移动端查看运行记录、为其重命名（对应自动化名称）或者删除该条运行记录；删除运行记录不移除已归档的产物文件。
- 自动化规则的配置、启用与停止、重新运行等管理操作，均在桌面端完成；移动端不提供对自动化规则的配置、启停与重跑。
- 自动化运行所处理的个人信息，其处理目的与处理方式和您在创建或者启用规则时配置的内容一致，不超出该范围。
- 自动化执行失败时，我们将向规则的创建人发送失败通知，告知失败原因并提供运行记录的访问入口。
六、信息的共享与披露
- 我们不会出售您的个人信息，也不会将其用于本政策载明目的之外的用途。
- 我们仅委托下列第三方作为受托方处理您的个人信息（即委托处理，不构成向其他个人信息处理者提供）：
- 短信服务方。对应功能为注册登录与身份验证；接收方类型为具备短信服务能力的通信服务提供者；受托处理的信息为您的手机号码；目的为发送短信验证码以完成身份核实。
- 模型服务方。对应功能为 AI 生成；接收方类型为提供生成式模型服务的模型服务方；受托处理的信息为您输入的内容，包括对话文本、被引用的项目与知识库上下文、由任务发送至 AI 会话的内容以及触发自动化的指令；目的为完成当次生成并向您返回结果。
- 支付服务方与开票服务方。对应功能为充值与发票开具；接收方类型为具备支付结算或者发票开具资质的服务提供者；受托处理的信息为充值订单信息、金额信息与发票信息（发票抬头、纳税人识别号、收件邮箱或者收件地址）；目的为完成支付结算与依法开具发票。
- 云存储与计算服务方。对应功能为云端存储、跨端同步与 AI 生成算力支撑；接收方类型为提供云存储、内容分发网络、对象存储或者计算服务的基础云服务提供者；受托处理的信息为会话与消息、知识库文件、项目与任务数据、自动化运行记录等；目的为实现数据的云端存储、跨端同步与计算处理。
- 关于委托处理的定性：上述第三方作为受托方，仅在我们的指示范围内处理您的个人信息，不得超出约定的处理目的、期限、处理方式与个人信息的种类；我们与受托方约定个人信息保护措施并要求其履行，同时对其处理活动进行监督。受托方未经我们同意不得转委托。委托处理不改变我们作为个人信息处理者的责任，也不影响您直接向我们主张权利。我们与上述受托方之间不构成对个人信息的共同处理；受托方不因其受托处理行为而与您之间直接产生个人信息处理方面的权利义务关系。
- 转让情形：因合并、分立、解散、破产等原因需要转移您的个人信息的，我们将向您告知接收方的名称和联系方式，并要求接收方继续受本政策约束；接收方变更原先的处理目的、处理方式的，将重新取得您的同意。
- 公开披露：我们原则上不公开披露您的个人信息。仅在取得您的单独同意，或者依据法律、行政法规的规定，或者应司法机关、监管部门依法定程序要求时，我们才会提供；在后一种情形下，我们将依法审慎审查该请求，并在法律、行政法规允许的范围内告知您。
- 除上述情形外，我们仅在取得您明确授权或者依据法律、行政法规要求的前提下披露您的个人信息。
七、您的权利
- 查阅与复制：您有权查阅、复制我们处理的您的个人信息；符合国家网信部门规定条件的，您有权要求我们将您的个人信息转移至您指定的个人信息处理者。
- 更正与补充：您发现我们处理的您的个人信息不准确或者不完整的，有权要求我们更正、补充。
- 删除：在处理目的已实现或者无法实现、保存期限届满、我们停止提供产品或者服务、您撤回同意、我们违反法律或者行政法规处理您的个人信息，以及法律、行政法规规定的其他情形下，您有权要求删除；法律、行政法规规定应当留存的除外。
- 撤回同意：设备权限您可以随时在设备的系统设置中关闭；隐私模式按照本政策第四章载明的规则管理；您还可以撤回就本政策其他章节载明需经您同意方可进行的处理活动所作出的同意，包括未来可能涉及的个人信息跨境提供。撤回同意不影响撤回前基于您的同意已进行的个人信息处理活动的效力。
- 注销账号：您可以通过产品内公示的注销入口提交申请（入口以产品内公示为准）。为保障账号安全，我们可能需要先行核验您的身份；核验通过后，我们在 15 个工作日内响应。
- 解释说明：您有权要求我们对本政策所载个人信息处理规则作出解释说明。
- 逝者个人信息：自然人死亡的，其近亲属为了自身的合法、正当利益，可以对死者的相关个人信息行使查阅、复制、更正、删除等权利；死者生前另有安排的除外。
- 组织管理行为：组织管理员在其权限范围内实施的成员录入、角色配置、停用与冻结等治理行为属于组织管理行为；您对此有异议的，请先与所在组织的管理员沟通。
- 行权渠道与响应时限：我们通过本政策"十、联系我们"一节载明的联系方式受理您的请求，一般请求在 15 个工作日内响应。我们决定拒绝您的请求的，将向您说明理由。您对我们的处理决定有异议的，有权依法向人民法院提起诉讼。
八、未成年人保护
- 本产品面向企业组织及其在职成员，主要面向成年人使用。我们不支持未满 14 周岁的儿童注册或者使用本产品；如发现误采集儿童个人信息，我们将及时删除。
- 已满 14 周岁未满 18 周岁的未成年人，应当在父母或者其他监护人的同意或者指导下使用本产品；对于该部分未成年人的个人信息，我们按照本政策载明的更高保护标准处理。
- 组织管理员应当确保组织成员的录入与使用符合本条要求。
九、政策的更新
- 本政策可能因法律、行政法规的变化、本产品功能的调整、业务变更或者其他原因而更新。
- 发生下列重大变更的，我们将通过产品内公告、版本更新提示等显著方式向您告知，说明变更内容与生效日期；依法需要重新取得您的同意的，我们将重新征求您的同意：处理目的、处理方式、处理的个人信息种类、保存期限、共享对象、您行使权利的方式和程序等发生实质变化。
- 如您不同意更新后的本政策，您有权选择停止使用本产品，并可以按照本政策"七、您的权利"的规定申请注销账号。
- 本政策更新后以最新版本为准；历史版本由我们留存，您可以通过本政策"十、联系我们"一节所列联系方式申请查阅。
十、联系我们
如您对本政策或者我们处理您个人信息的行为有任何疑问、意见、投诉，或者需要行使权利，可以通过以下方式与我们联系：
主体名称：四川洪明伟业科技有限责任公司
联系电话：19180724053
联系邮箱：19180724053@163.com
公司地址：成都市天府软件园G5-1104
本条所列联系方式，是我们受理您行使个人信息权利、提出咨询、意见与投诉举报的渠道。
我们将在收到您的请求后及时处理：一般请求在 15 个工作日内响应；对涉及个人信息安全事件或者重大投诉的，我们将优先处置并向您告知处理进展。